UTILIZACION DE DIAGRAMAS DE PROCESO EN EL DISEÑO Y PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA DE GESTION Y CONTROL DE CALIDAD EN DESPACHOS Y FIRMAS DE AUDITORIA.

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Published on: 13 noviembre, 2011

Una herramienta que se ha demostrado como especialmente eficaz en el diseño y confección de los procedimientos a incluir en el sistema de gestión y control de la calidad de los despachos y firmas de auditoría (en adelante SGCC) es la utilización de diagramas de proceso, o los también denominados flujogramas.  Su utilización por parte de los auditores es habitual durante el análisis y la verificación de los sistemas de control interno. Es más, en los años 70 esta técnica tuvo especial relevancia sobre todo en el campo de la auditoría interna hasta el punto de asignarle el nombre de auditoría dinámica.

La utilización de diagramas tiene especial utilidad en el proceso de puesta en marcha del SGCC en los siguientes aspectos:

a)      Para conocer y definir de forma gráfica los procedimientos actualmente utilizados en los despachos y firmas que permita identificar los procesos, los responsables y los formatos utilizados en cada fase.

b)      Para Identificar las necesidades de modificación del procedimientos, bien por incorrecto diseño o definición o por no recoger los requerimientos de control de calidad contemplados en la norma NICC1.

c)      Posibilitar la referencia a otros diagramas conteniendo otros procedimientos relacionados con el que estamos describiendo.

d)      Concretar los responsables de la ejecución de los diferentes pasos del procedimiento.

e)      Relacionar las diferentes opciones que puedan producirse en función de las decisiones que se adopten en el proceso.

f)       Identificar los formularios que han de cumplimentarse en cada caso con mención de su referencia.

g)      Facilitar, mediante la presentación gráfica del procedimiento dentro del manual, su rápida y fácil  comprensión.

Aunque la utilización de los diagramas de proceso es aplicable a todos los procedimientos es especialmente aconsejable en algunos de ellos como por ejemplo:

  • Aceptación y continuidad de clientes
  • Recursos humanos
  • Ejecución del encargo

A la hora de confeccionar el diagrama inicial como y sobre todo antes de su diseño final, se ha de contar con la opinión de las personas encargadas de su aplicación.

A modo de ejemplo en los PDFs siguientes, se muestran dos diagramas de proceso:

Existen herramientas informáticas que facilitan la confección de los diagramas de proceso como son las incluidas en las aplicaciones de Office o la específica diseñada por Microsoft  denominada Visio. Existen otras con diferente grado de complejidad entre las que destacan Lucidchart (https://www.lucidchart.com/)y  la gratuita de Yworks (http://www.yworks.com).

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  1. Bego dice:

    Un magnífico y esperado artículo ya anunciado en tus charlas y que no ha defraudado mis expectativas. Muchas gracias y continúa en esta línea.

  2. RUBEN dice:

    HOLA ESTEBAN. Gracias por el Blog y por tu ponencia el martes pasado en Sevilla, fue muy clarificadora aunque me hubiese gustado “tenerte” más tiempo.
    Mirando los diagramas de proceso, te quería comentar que en el de la ejecucíón del encargo, ¿no sobraría el paso número dos de verificación de independencia?, ya que está en el C)01 de Aceptación, y este forma parte del mismo.
    Saludos,
    Rubén Páez
    http://www.paezyserrano.com

  3. Rubén dice:

    Gracias ESTEBAN por la charla del martes pasado en SEVILLA. La pena es que nos hubiera gustado “tenerte” más tiempo. Con respecto a los dos diagramas que has dejado aquí en este post, preguntarte si en el flujograma de ejecución del encargo ¿no sobra ya la verificación de la independencia al estar comprobada en el primer paso del flujograma “Aceptación del encargo C)01″, primer paso del flujograma, ya que en el flujograma sobre el proceso de aceptación y continuidad de clientes ya se realiza tal comprobación (verificación idependencia, cálculo ingresos totales, amenazas y salvaguardas?

    Gracias y saludos,
    Rubén Páez
    http://www.paezyserrano.com

    • Gracias por tus comentarios sobre la charla de Sevilla. Como os indiqué estoy a vuestra disposición para volver a esa vuestra maravillosa ciudad. En cuanto a la consulta indicarte que efectivamente la sección donde se aborda el tema es en la sección de Principios Éticos Aplicables, sin embargo a los efectos prácticos, yo, y esto es una opinión personal, lo trato en el manual en la sección de Aceptación y Continuidad de Clientes. Dicho de otra forma, en la sección de principios describo las amenazas e incompatibilidades, pero su realización práctica la realizo en la de Aceptación, de ahí que lo veas en el diagrama.
      Como explicaba en mi sesión, la NICC1 enumera una serie de de requerimientos que han de estar contemplados en el sistema y por lo tanto en el manual, pero no te obliga a que deban de estar en un sitio determinado. Mi consejo, pero por motivos meramente prácticos es el cumplimentar estos controles en la fase de aceptación. En nuestro Máster de auditoria (manual operativo) lo tenemos contemplado de esta forma.
      Gracias de nuevo y disculpas por el retraso en contestarte
      Esteban

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